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Le détachement d’employés aux États-Unis

29-01-2019 / Articles-conseils

Nombreuses sont les entreprises québécoises qui prennent la décision de détacher des employés aux États-Unis (« É.-U. »). Que ce soit dans un contexte d’installation d’équipements vendus, dans le cadre de projets d’ingénierie ou simplement pour s’assurer du développement de leur marché en sol américain, cette décision ne doit pas être prise à la légère, car elle entraîne des coûts de conformité et un lot de travail additionnel considérable, afin de s’assurer que toutes les règles, autant canadiennes qu’américaines, autant légales que fiscales sont respectées.

En effet, non seulement faut-il s’assurer que vos employés soient en droit d’effectuer les tâches qu’ils sont appelés à exécuter aux É.-U., mais encore doit-on se soucier, notamment, des charges sociales payables et des impôts à retenir sur les salaires qui leur sont versés.

Le présent article ne porte pas sur les types de permis de travail disponibles pour les citoyens canadiens, en vertu du nouvel Accord Canada–États-Unis-Mexique (« ACEUM »), sujet qui sera abordé dans une prochaine publication, mais vise à renseigner sur les aspects fiscaux généraux à connaître avant de détacher un employé.

Le premier conseil que nous prodiguons à une entreprise est de planifier le détachement de l’employé, et ce, plusieurs semaines avant son départ, voire plusieurs mois si possible. Les délais d’obtention de certains documents officiels provenant des autorités gouvernementales peuvent créer des retards hors du contrôle de l’entreprise et engendrer des conséquences négatives pour celle-ci.

Le second conseil est de se renseigner adéquatement sur les obligations de retenues à la source. En effet, les États qui imposent le revenu des individus désirent récupérer l’impôt sur le travail exécuté dans leurs limites territoriales. Ainsi, ce n’est pas parce qu’un employeur n’est pas assujetti à une obligation de retenues à la source au niveau fédéral américain (en raison par exemple du paragraphe XV(2) de la Convention fiscale Canada-États-Unis) qu’il est exempté au niveau étatique. Afin d’éviter d’effectuer plusieurs retenues sur la paie d’un employé et que celui-ci soit pénalisé d’une dualité au niveau des DAS, il peut être avisé de demander des allègements auprès de Revenu Québec et de l’Agence du revenu du Canada pour réduire les DAS au Canada et au Québec.

Le troisième conseil est de tenter de bien comprendre les charges sociales payables aux États-Unis et leurs impacts sur les charges sociales canadiennes.

Effectivement, à l’instar de la CNESST, les États américains ont des lois de type « Workers Compensation  », lesquelles protègent les employés en cas d’accidents de travail. Or, si certains États offrent une assurance publique semblable à la CNESST, certains États exigent (et c’est obligatoire) que l’employeur détienne une assurance privée afin de couvrir ce risque. Dans certains autres États, la détention de ce type d’assurance n’est pas obligatoire, au grand risque des employeurs qui s’exposent à des poursuites de la part de leurs employés en cas d’accident. Par ailleurs, ce n’est pas parce que la CNESST couvre un employé pour un travail exécuté à l’extérieur du Québec que l’employeur n’est pas tenu de respecter les lois de ce type aux É.-U. Enfin, en règle générale, dans les États où la protection est obligatoire, celle-ci doit être obtenue avant le début du travail en sol américain.

Il existe aussi, du côté américain, le pendant du régime de l’assurance-emploi, à la différence que ce régime est, à la fois fédéral (« Federal Unemployment Tax Act ») et étatique et que seul l’employeur doit payer des cotisations. Sachez qu’une rémunération versée assujettie à un régime étranger n’est plus assurable au Canada en vertu de la Loi sur l’assurance-emploi.

Enfin, l’employé et l’employeur peuvent aussi être assujettis à la FICA (« Federal Insurance Contributions Act ») aux É.-U. Afin d’éviter d’effectuer ces paiements, une demande d’assujettissement auprès du Bureau des ententes en matière de sécurité sociale du Québec peut être demandée. Si les critères d’obtention de ce certificat sont respectés, l’employeur pourra continuer de contribuer à la RRQ au Québec et éviter le paiement des cotisations à la FICA.

Le quatrième conseil est de ne pas tenter de gérer la paie des employés durant leur période de détachement à partir du Canada. Il existe une multitude de sociétés spécialisées dans la gestion de paies qui s’assurent que les règles soient respectées et que les versements soient faits. Afin de pouvoir faire gérer la paie d’employés aux É.-U., l’employeur doit avoir un numéro d’identification fédéral (« Employer Identification Number»), être inscrit aux différents régimes obligatoires, détenir un compte bancaire américain et certaines sociétés de gestion de paie exigent même que l’employeur ait une adresse américaine.

Il est donc primordial de considérer tous ces éléments avant de commencer à faire travailler des employés aux É.-U. et de s’assurer du respect de celles-ci.

L’équipe de fiscalité de Joli-Cœur Lacasse Avocats peut vous accompagner dans cette démarche.

© 2018, Me Isabelle Tremblay
M. Fisc. et avocate
Directrice du département de fiscalité

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