Les Exportants – Épisode 42 – La douane aux États-Unis

Rachel et Katy, parlez-moi un peu de vous et de votre rôle chez CQI.

Rachel Tardif : Je travaille avec l’équipe de CQI depuis maintenant quatre ans. Toutefois, je ne suis pas nouvelle dans le réseau des organisations de promotion aux exportations (ORPEX). J’ai débuté ma carrière en Gaspésie pour une autre organisation qui fait partie du même regroupement. J’ai appris à connaître les défis des entreprises exportatrices à cette époque-là, il y a maintenant près de quinze ans. Ensuite, j’ai évolué au niveau de l’exportation de poissons et de fruits de mer au sein d’une entreprise privée. Et j’ai finalement joint CQI il y a quelques années. Je continue donc à travailler avec les entreprises exportatrices.

Katy Gélinas : Avant de joindre CQI, je travaillais en consultation en douane. C’était de faire l’entrée à la main levée avec les douaniers directement pour que les expéditions sous douane soient libérées pour être acceptées au Canada. Je faisais de tous types d’expédition : maritimes, aériennes, ferroviaires et directement à la frontière terrestre.

Katy, vivais-tu des stress dans le cours de tes transactions?

Katy : Oui, il y a eu beaucoup de crises cardiaques. J’ai été assez étonnée de ça parce que je suis une personne qui gère habituellement bien le stress. Pour m’aider, je me répétais qu’on ne sauve pas de vies, donc de prendre une chose à la fois et prioriser. Mais oui, c’est stressant, parce que parfois la moindre erreur peut avoir de grands impacts quand on ne fait pas attention.

Qu’est-ce que les entreprises doivent prendre en considération quand ils font des affaires aux États-Unis au niveau des aspects douaniers?

Rachel : Faire affaire aux États-Unis implique beaucoup de choses pour les entreprises. Je pense que l’important, c’est d’être bien préparé, de bien connaître son produit et les spécificités ou requis en lien avec notre produit. Plus l’entreprise va bien connaître la réglementation et se préparer pour répondre aux exigences de la douane, plus elle va éviter de problèmes, de délais et de frais supplémentaires.  

Katy : En effet, il est important de s’entourer le plus possible d’experts et de participer activement au processus. De ne pas laisser la gestion des douanes uniquement dans les mains de quelqu’un d’autre et se croiser les doigts en espérant que ça se passe bien. Il faut prendre position et donner le plus de spécifications possibles aux gens qui vont vous aider à faire la transaction.

Pour quelqu’un qui n’est pas habitué avec les douanes américaines quelles sont les étapes à suivre ?

Katy : Il existe une émission télévisée nommée « Douanes sous haute surveillance », qui montre toutes les problématiques liées à l’importation de produits et explique ce que les douaniers cherchent à avoir comme information. L’émission porte sur les importations personnelles, mais c’est le même type d’information qui est transmis au niveau commercial. Les douaniers cherchent d’abord à savoir s’il y a quelque chose qui va mettre en péril la sécurité des deux pays. Ils veulent savoir exactement ce qui est envoyé, les poids et les quantités. Pour ce faire, il est important de classifier les objets importés au pays. C’est le principe des codes SH. C’est la façon dont le Canada et les États-Unis classifient cette information pour être sûrs qu’on met les bonnes modalités en application quand la marchandise entre ou sort du pays.

Quels sont les défis potentiels qu’une entreprise peut rencontrer quand elle traverse les douanes?

Rachel : Il peut y avoir plusieurs défis à relever. Ça peut bloquer aux douanes pour toutes sortes de raisons. Il faut bien valider l’information transmise aux douanes. C’est très important de ne pas faire d’erreurs et quand on transmet un ensemble de documents, c’est important de trouver les mêmes informations qui vont relier un document à l’autre. Par exemple, si on commet des erreurs de quantités entre notre facture commerciale, notre bill of leading ou un autre document requis, comme un certificat d’origine par exemple, ça va causer toutes sortes de problèmes qui pourraient être évités : délais supplémentaires pour vérification, fouilles, etc.

Il est important de s’assurer que tous les éléments requis sur chaque type de document soient bien complétés et de demander à quelqu’un de notre équipe de jeter un coup d’œil, un deuxième coup d’œil et même un troisième pour être certain. Ensuite, on fait vérifier le tout par notre courtier qui est l’expert là pour nous aider à bien compléter notre information.

À ce moment, on s’assure de mettre toutes les chances de notre côté pour ne pas faire d’erreurs et éviter tous les frais qu’on ne souhaite jamais avoir à payer.

Quelles sont les erreurs les plus courantes commises par les entreprises?

Rachel : Il peut y avoir, comme je mentionnais, les erreurs de quantités. Peut-être qu’on pensait avoir sur notre camion 53 caisses, puis finalement, après le décompte, il y en a seulement 51. Ça, ça pose des problèmes à la douane, l’information n’est pas exacte. Les douaniers vont dire : où sont les deux caisses manquantes ? Y a-t-il deux caisses qui ne sont pas déclarées? Qu’y a-t-il dans ces deux caisses-là? Ça peut causer un peu de souci et inciter les douanes à fouiller ou à s’informer davantage et voir si la déclaration est fausse. Ça va semer un doute.

Katy : Si je peux ajouter sur ce qu’est-ce que Rachel dit, quand on fait la main levée, ça prend deux choses pour que la marchandise soit acceptée : (1) ça prend la déclaration du courtier et (2) la déclaration qu’on appelle ACE, en anglais, du camionneur.

Ces deux déclarations doivent correspondre parfaitement. Si elles ne correspondent pas, la marchandise ne sera pas acceptée pour l’inspection à la douane, tant que ces deux manifestes ne concorderont pas. Les douaniers ne vont même pas commencer à réaliser l’inspection. Aucune étape ne sera franchie tant que ce ne sera pas fait. La communication entre les différents partenaires est très importante, que ce soit le courtier, que ce soit le transporteur. De mon expérience, il y a beaucoup de choses qui se sont réglées rapidement comme erreur parce que nous étions alertes et nous étions en temps réel en communication avec les autres.

Est-ce que les documents se transmettent de façon électronique ou c’est encore sur papiers?

Katy : C’est électronique maintenant. Il y a cinq ans, c’était encore moitié-moitié, dépendamment du mode de transport. Aussi, il y a beaucoup de courtiers qui ont des bureaux directement à la frontière, donc ils peuvent aller faire un échange physique sur place. J’ai travaillé dans des bureaux en région, par exemple à l’aéroport de Trois-Rivières, où ils devaient avoir des papiers qui étaient étampés directement par le douanier. Je devais faire le voyage jusqu’à Trois-Rivières, revenir avec les papiers et les envoyer à l’endroit où ça devait aller. Récemment, on a la chance que ce soit électronique. La covid a beaucoup aidé avec ça.

Comment fait-on pour se tenir à jour sur les procédures?

Rachel : On doit être alerte à ce qui se passe dans les médias, dans la politique. Il se passe beaucoup de négociations entre les gouvernements. Si je peux donner comme exemple la guerre sur les tarifs dans le bois d’œuvre ou bien l’aluminium, ce sont des dossiers chauds, où la situation peut changer de semaine en semaine. Aussi, changement de gouvernement veut souvent dire changement des règles et mise en place parfois de tarifs supplémentaires pour certains produits. Dans le cas des douanes américaines, il existe un portail qu’il est possible de consulter afin de s’assurer que notre code SH est à jour. On peut suivre l’évolution des tarifs applicables à notre code. Je conseille d’y aller au moins une fois par année, au mois de janvier, où il y a plus de chance d’avoir une refonte des codes et de s’assurer de mettre à jour l’information d’année en année. On voit souvent les entreprises attendre cinq ou six ans sans trop se poser des questions en se disant qu’ils n’ont jamais eu de problèmes avant, qu’ils ne se sont jamais fait arrêter à la douane, donc tout est correct, le code doit être bon. Toutefois, ce n’est pas nécessairement la réalité puisque les vérifications sont aléatoires, donc ça peut nous arriver n’importe quand.

Aussi, quand on est un nouvel exportateur, on est plus susceptibles d’être vérifiés. Les douanes vont vouloir connaître les nouveaux produits qui entrent sur leur territoire.

Et une fois qu’on se fait flaguer, on va être plus susceptibles d’être vérifiés à chaque entrée. Dans mes années d’import-export dans le poisson, à un moment donné, on avait un produit qui était systématiquement vérifié à chaque entrée. Une fois qu’on était sur cette liste-là, on devait faire très attention. C’était venu à un point où à chaque entrée, ils prenaient des échantillons pour la vérification avec la FDA. C’était toujours aux frais de notre entreprise, donc ça devenait très coûteux et on a dû prendre la décision d’arrêter nos exportations de ce produit-là qui était très spécifique. Nous avons dû prendre une décision d’affaires pour mettre les chances de notre côté et pouvoir passer le reste de notre gamme de produits. Donc, on a arrêté pendant plusieurs mois d’exporter le produit qui était plus à risque, parce que c’était trop coûteux. Il est important de s’arrêter et de se poser les questions à savoir : faisons-nous les bons choix? Importons-nous toute notre gamme de produits ou fait-on des choix ? Peut-être pouvons-nous commencer à nous faire une expérience sur un ou deux produits pour commencer. Ça amène beaucoup de réflexion pour essayer de contourner un peu les problématiques qui peuvent être quand même très coûteuses.

Est-ce qu’il y a des stratégies à adopter pour les entreprises pour ne pas être examinées? Quelles sont les étapes pour arriver aux douanes et que tout se passe bien? Quels seraient vos conseils ?

Katy : Mon conseil est de connaître son produit vraiment de fond en comble et de s’entourer d’experts qui vont nous avoir conseillé sur comment structurer le dossier d’import ou d’export. Et puis malheureusement, les inspections, c’est aléatoire. La façon dont ça fonctionne, c’est que toutes les inspections qui sont faites par la douane, c’est vraiment sur l’horaire de la douane, ils ont une limite de temps, je crois que c’est 5 jours, mais ils peuvent le faire à n’importe quel moment. Chaque jour que la marchandise est entreposée, il y a des coûts supplémentaires. Il n’y a rien que la douane fait qu’eux assument les coûts. C’est toujours aux frais de l’importateur. Et quand on parle de l’importateur, c’est parce que pour les Américains, on est des importateurs de marchandises sur leur territoire. Donc nous on se voit comme des exportateurs, mais aux yeux des Américains, on importe des produits.

Rachel, tu as exporté sur plusieurs territoires, pas seulement aux États-Unis. Est-ce que c’est plus difficile aux États-Unis qu’ailleurs ou c’est pas mal partout la même chose?

Rachel : Je pense qu’on peut rencontrer les mêmes problématiques un peu partout.

Ce qui va être différent, c’est la méthode et les règles qui vont changer d’un pays à l’autre.

Donc il faut faire attention à tout ça. Il faut s’assurer de connaître les règles de chaque pays et ne pas tenir pour acquis que c’est la même chose partout. Les États-Unis sont connus pour faire leurs propres règles. Donc dans un sens, on peut penser que c’est peut-être plus complexe, mais lorsqu’on connaît bien les règles, ça se passe très bien. Il n’y a pas d’énormes différences d’un pays à l’autre, mais la relation du pays de destination avec le Canada exerce une influence.

Katy : On peut penser que la politique c’est séparé, mais non, c’est très interrelié. Par exemple, en ce moment, la guerre entre la Russie et l’Ukraine a un impact ici aussi. Il y a également certains pays pour lesquels on doit demander la permission d’exporter dans ce pays-là. Ce ne sont pas tous les pays où nous avons le loisir d’entrer sur leur marché.

Il y a certains pays, dépendamment de la situation politique, où c’est vraiment plus complexe.

Rachel : Pour appuyer ce que Katy amène comme réflexion, c’est important de connaître la relation entre le Canada et les États-Unis. On a la chance d’avoir un accord de libre-échange qui facilite les échanges commerciaux entre nos deux pays et ce sont nos voisins du Sud. On a un historique de bonnes relations entre nos deux pays. C’est aidant pour les relations.

Chez CQI, nous faisons des interventions en conformité douanière auprès des entreprises qui débutent avec leurs exportations, mais aussi auprès de celles qui font déjà de l’exportation et qui veulent faire des vérifications de leurs documents. Quelles sont les étapes d’intervention auprès d’une entreprise?

Rachel : D’abord, on va les rencontrer, on va prendre le temps de bien connaître leur entreprise, leurs enjeux et les spécificités de leurs produits. Nous allons habituellement commencer par décortiquer leurs produits pour connaître les composantes et leurs origines. Par exemple, un manufacturier qui fabrique des produits avec des composantes en acier, peut-être que les composantes viennent d’ailleurs. Donc même si le produit est fabriqué au Québec, au Canada, ça ne veut pas dire qu’il va passer comme un produit d’origine Canada. Donc, d’abord, on va analyser les composantes : est-ce que son acier est importé de la Chine, par exemple? Ça va changer la donne au niveau des douanes, on va être obligé de vérifier la règle applicable à son code HS, ça va dicter un peu la procédure pour l’entreprise pour l’application des tarifs. Dépendamment des codes, il y a des règles différentes à respecter. Il y a des calculs pour s’assurer que le produit a subi une transformation substantielle pour nous permettre de dire que c’est un produit d’origine Canada. Pour un produit avec des composantes venant de la Chine, il va falloir voir quels sont nos coûts de production.

Est-ce que les coûts de production sont beaucoup plus élevés que le coût des intrants de la matière première? Est-ce qu’il va y avoir un taux supplémentaire applicable sur le produit parce qu’il y a une surtaxe appliquée sur les produits chinois? Ça aussi, ça peut avoir un impact sur notre décision d’affaires. Si on est soumis à une surtaxe de 200 %, peut être que l’entreprise va décider que ce n’est pas le meilleur choix de marché pour elle.

Ce que j’en comprends, c’est qu’il y a vraiment des coûts supplémentaires au niveau des douanes?

Rachel : Oui, mais en principe, la plupart de la marchandise qui est d’origine Canada peut avoir une réduction au niveau de l’accord de libre-échange. Donc, ce sont vraiment certains produits seulement qui sont visés. On parle de l’acier, du bois, de certains produits agroalimentaires. Il y a des listes d’exceptions. Aussi, il y a des pays qui sont sujets à des surtaxes comme la Chine, la Corée du Nord ou la Russie, en raison de la géopolitique.

Il semblerait que les produits en agroalimentaire, c’est plus compliqué à exporter. Est-ce que c’est vrai?

Rachel : C’est quand même compliqué. Les règles sont spécifiques pour les produits agroalimentaires. On doit avoir une certification avec la FDA (Food and Drug Administration), qui gère toute la réglementation en lien avec l’entrée des produits agroalimentaires. On doit se conformer à la FDA, on doit suivre les règles. Il y a aussi des documents spécifiques à remplir en lien avec la FDA. Par exemple le document Prior notice, qui est un document à remplir pour déclarer 24 à 48 h avant l’entrée à la douane quand notre marchandise s’en vient. C’est obligatoire. Si on n’a pas envoyé notre prior notice, la marchandise va bloquer et notre camion va rester bloqué aux douanes. Et si c’est un camion réfrigéré avec des produits, on risque d’avoir des pertes si ça dure trop longtemps. Ça risque de coûter très cher. C’est de là l’importance de s’assurer de connaître les règles et de remplir tous nos documents au préalable et s’assurer avec notre courtier qu’on a tout en main avant d’envoyer le camion.

Avez-vous des exemples de problèmes que vous avez dû résoudre pour les douanes américaines ?

Katy : J’ai vu plusieurs choses. Si on parle de la communication avec les camionneurs, il se peut que le bureau ou le courtier soit fermé quand le camion arrive à la douane. S’il y a une petite information qui est manquante ou qui est différente l’une de l’autre, ça peut bloquer le camion aux frontières toute la nuit, jusqu’à ce que le courtier rouvre le lendemain matin.

Et si le camion est un LTL, qui est un peu le transport en commun pour les marchandises, ça se peut que votre marchandise (la marchandise qui a eu un problème) soit mise dans un entrepôt, sous douane, le temps que ça soit réglé. Donc ça entraine des délais en temps et ça entraine aussi une facture. Il faut faire super attention avec ça, autant pour l’importateur, que pour la personne qui va dédouaner. Il faut être au courant de toutes les étapes et s’impliquer dans le processus pour pouvoir éliminer tous ces détails-là.

Rachel : J’ajouterais que la relation avec le transporteur et la communication est clé. Si le transporteur a besoin d’information ou quoi que ce soit, on doit toujours être disponible pour répondre à leurs questions. Donc c’est une relation de confiance qui se bâtit à long terme.

On veut bâtir une relation qui va durer avec notre camionneur parce qu’on ne veut pas changer de camionneur toutes les semaines. Peut-être que notre produit est difficile à emballer ou qu’on a beaucoup de spécificités à répondre lorsqu’on fait le chargement à l’usine. Si je pense à des cas concrets qu’on a eus chez CQI, il y a parfois des marchandises hors dimensions qui doivent être embarquées sur plusieurs camions à des moments différents.

Une machine qui va être divisée en pièces et qui demande quand même une certaine connaissance pour pouvoir emballer les pièces comme il faut sans les briser. Ça demande une attention particulière. On ne veut pas travailler avec n’importe qui. Et si cette relation-là se brise, ça peut être difficile de trouver le même type de service personnalisé ailleurs.

Aussi, si le camion reste bloqué toute la nuit aux douanes, avec toutes les règles à suivre avec

les logbooks maintenant pour le nombre d’heures travaillées pour les chauffeurs, ça devient très complexe. Donc on ajoute à ça les problèmes de main-d’œuvre que rencontrent les transporteurs, peut être que son camionneur a un autre contrat à livrer le lendemain. Donc c’est vraiment important de toujours avoir un téléphone cellulaire à portée de la main, puis d’avoir une certaine facilité de communication entre les parties.

Katy : Il y a déjà un transitaire qui m’a appelé en panique, qui m’a dit : « il y a eu une erreur, le client a donné la mauvaise information », ç’a créé un délai et le transitaire avait d’autres engagements après ça, donc ça avait vraiment ralenti le processus. La cliente m’appelle, puis elle me demande ce qu’on peut faire et si on peut appeler les douaniers pour leur dire de se dépêcher. Non, on va garder une relation de respect avec tout le monde. On a une bonne relation. Je ne pense pas que ça va accélérer les choses.

Ça doit être paniquant pour l’entrepreneur de voir sa marchandise prise aux douanes. Quel est le meilleur conseil?

Rachel : S’assurer d’être bien entouré de savoir qui appeler. Donc, avoir des numéros de téléphone à portée de la main, enregistrés dans son téléphone cellulaire. Avoir un numéro direct et une relation de confiance avec son courtier. L’équipe de CQI, on est là pour vous appuyer. Si vous cherchez des solutions et que vous ne savez pas par où commencer, c’est une bonne idée d’appeler notre équipe. On peut vous aider à trouver la solution ou vous mettre en relation avec des personnes qui ont la capacité de vous supporter. Le réseau est vraiment important. Plus on est entouré, plus facile ça va être de régler le problème.

Chez CQI, on n’effectue pas le travail du courtier. Qu’est-ce qu’on fait en comparaison au courtier?

Rachel : On est plutôt dans la préparation. Tout ce qui est compréhension des étapes, préparation, validation des requis, recherche, mise en relation avec des partenaires, etc.

Avec le temps, on a développé un bon réseau de partenariat avec les courtiers et les transitaires. On se parle régulièrement, on se recommande des clients et on aide les courtiers à préparer les entreprises. Souvent les courtiers ou les transitaires vont nous appeler ou vont nous amener des entreprises pour dire : « je pense que cette personne-là a besoin d’un peu de soutien pour valider telle ou telle information, pouvez-vous nous aider? ». On a de beaux échanges, puis c’est comme ça qu’on arrive à mieux supporter et mieux préparer les entreprises à résoudre les petits défis qu’elles vont rencontrer à la douane.

Katy, tu viens d’arriver dans l’équipe de CQI ça fait quelques mois, comment vois-tu ton rôle?

Katy : Les douanes, c’est toujours compliqué, ce sont rarement des informations qu’on a accessibles à tous. Pour imager le tout, les douanes c’est comme une grosse montagne qu’on a de la misère à surmonter et qui a l’air énorme. Chez CQI, on vous aide à gravir la montagne. Au sommet, c’est le processus de douane quand on va être rendus à faire notre projet d’export, lorsque vos biens sont à la frontière. Nous, on essaie de vous aider à monter, à respirer, à vous donner des trucs pour vous rende tranquillement en haut de la montagne.

C’est peut-être un peu simpliste comme image, mais c’est vraiment de l’accompagnement à valeur ajoutée.

Comment peut-on accéder à nos services et formations?

Rachel : Je pense que c’est très facile. Vous pouvez nous appeler en tout temps, on est toujours là pour vous. Vous pouvez vous abonner à notre infolettre pour vous tenir au courant de nos activités en cours et de notre calendrier d’activités organisées au courant de l’année.

On a des formations en ligne, des webinaires de groupe, on peut offrir des formations personnalisées en entreprise, on se déplace. On travaille avec des entreprises à tous les niveaux, les nouveaux comme les plus anciens ou les plus grandes équipes qui ont besoin d’un refresh. On peut monter une formation personnalisée pour les entreprises où on peut prendre du temps simplement pour répondre à des questions spécifiques au téléphone, on peut faire de la recherche. On peut travailler avec des banques d’heures à travers l’année où l’entreprise peut se sentir à l’aise de nous appeler quand il y a des questions ou quand il arrive des petits pépins.